30 Portuguese phrases for simple planning meetings

Introduction

Planning simple meetings in Brazilian Portuguese becomes easy with practical phrases and clear explanations. This article gives beginners 30 useful expressions for scheduling, confirming, changing, and closing short meetings. Each phrase has an English explanation and realistic example dialogues to help you speak and understand in everyday workplace or casual planning situations.

Why these phrases matter

When organizing meetings, clarity and politeness are essential. Using the right vocabulary helps avoid confusion and shows respect for others’ time. The phrases below are suitable for email, chat apps, phone calls, or quick in-person arrangements. They are tailored to beginner learners and use common, natural Brazilian Portuguese.

Basic verbs and nouns to know

marcar — to schedule or set

confirmar — to confirm

adicionar — to add

mudar — to change

cancelar — to cancel

horário — time

data — date

local — place

reunião — meeting

30 essential phrases for simple planning meetings

1. Podemos marcar uma reunião? — Can we schedule a meeting?
Example: Podemos marcar uma reunião na terça?

2. Você tem disponibilidade na sexta? — Are you available on Friday?
Example: Você tem disponibilidade na sexta às 10h?

3. Que horário é melhor para você? — What time works best for you?
Example: Que horário é melhor para você, de manhã ou à tarde?

4. Podemos conversar por 30 minutos? — Can we talk for 30 minutes?
Example: Tem como conversar por 30 minutos hoje à tarde?

5. Vamos usar Zoom/Meet/Teams? — Shall we use Zoom/Meet/Teams?
Example: Vamos usar Zoom ou prefere Meet?

6. Qual é o link da reunião? — What is the meeting link?
Example: Você pode enviar o link da reunião por favor?

7. Confirma a reunião para amanhã? — Can you confirm the meeting for tomorrow?
Example: Confirma a reunião para amanhã às 14h?

8. Preciso remarcar. — I need to reschedule.
Example: Desculpe, preciso remarcar para quinta-feira.

9. Podemos adiar 30 minutos? — Can we postpone 30 minutes?
Example: O trânsito está ruim, podemos adiar 30 minutos?

10. A reunião foi cancelada. — The meeting was canceled.
Example: Informo que a reunião de hoje foi cancelada.

11. Vou chegar atrasado. — I will arrive late.
Example: Desculpe, vou chegar atrasado uns 10 minutos.

12. Está tudo bem para segunda às 9h? — Is everything okay for Monday at 9?
Example: Está tudo bem para segunda às 9h para você?

13. Onde nos encontramos? — Where do we meet?
Example: Onde nos encontramos: na recepção ou na sala 3?

14. Podemos fazer uma ligação rápida? — Can we do a quick call?
Example: Tem 5 minutos para fazermos uma ligação rápida?

15. Vou enviar a agenda. — I will send the agenda.
Example: Vou enviar a agenda antes da reunião.

16. Alguém mais vai participar? — Is anyone else going to join?
Example: Alguém mais vai participar da reunião?

17. Precisamos de 15 minutos extras. — We need an extra 15 minutes.
Example: O cliente pediu mais tempo; precisamos de 15 minutos extras.

18. Podemos mudar o local? — Can we change the location?
Example: O ar-condicionado está quebrado; podemos mudar o local?

19. Você pode enviar os documentos? — Can you send the documents?
Example: Você pode enviar os documentos antes da reunião?

20. Qual é a duração prevista? — What is the expected duration?
Example: Qual é a duração prevista da reunião? 30 ou 60 minutos?

21. Confirmado para às 16h. — Confirmed for 4 PM.
Example: Confirmado para às 16h na sala 2.

22. Podemos incluir este item na pauta? — Can we add this item to the agenda?
Example: Posso incluir este item na pauta da reunião?

23. Quem vai liderar a reunião? — Who will lead the meeting?
Example: Quem vai liderar a reunião amanhã?

24. A reunião será presencial/online. — The meeting will be in-person/online.
Example: A reunião será online pelo Teams.

25. Preciso cancelar hoje. — I need to cancel today.
Example: Infelizmente preciso cancelar hoje; podemos reagendar?

26. Podemos confirmar por mensagem? — Can we confirm by message?
Example: Se preferir, podemos confirmar por mensagem no WhatsApp.

27. Você recebeu o convite? — Did you receive the invite?
Example: Você recebeu o convite do calendário?

28. A que horas termina? — What time does it end?
Example: A que horas termina a reunião? Tenho outro compromisso.

29. Por favor, chegue 5 minutos antes. — Please arrive 5 minutes early.
Example: Por favor, chegue 5 minutos antes para testarmos o equipamento.

30. Obrigado, nos vemos na reunião. — Thanks, see you at the meeting.
Example: Obrigado, nos vemos na reunião às 15h.

Short beginner-friendly dialogue examples

Dialog 1 — Scheduling

Eu: Podemos marcar uma reunião amanhã às 10h?
Você: Sim, confirmado. Qual é o link?
Eu: Vou enviar o link pelo e-mail.

Dialog 2 — Rescheduling

Eu: Desculpe, preciso remarcar a reunião para quinta.
Você: Tudo bem. Quinta às 11h funciona para você?
Eu: Perfeito, obrigado.

Dialog 3 — Quick check

Eu: Você tem 5 minutos para uma ligação rápida?
Você: Agora não, posso às 16h?
Eu: Ótimo, combinado.

Common mistakes and beginner tips

Many beginners mix up scheduling verbs or forget polite markers. Use por favor and obrigado to sound polite. When giving times, Brazilians often use 24-hour or simple formats like 14h, 9h30. Avoid literal translations from English; instead of say marcar um horário com alguém, native speakers usually say marcar uma reunião or marcar para uma data.

Tip: When asking availability, include time windows to make it easy for the other person to reply. For example: Você tem disponibilidade na terça, manhã ou tarde?

Tip: Use confirmar to ask for confirmation and confirmar para to confirm details, e.g., Confirma a reunião para amanhã às 10h?

How to write short meeting messages

Keep messages concise and include date, time, place or link, and duration if needed. Use simple subject lines for emails or brief opening lines for chats.

Example message:

Assunto: Reunião segunda às 9h

Oi Maria,

Podemos marcar uma reunião segunda às 9h para revisar o relatório? Vou enviar a agenda antes. A reunião será online no Meet. Pode confirmar, por favor?

Obrigado,
João

Practical vocabulary for meeting logistics

agenda — agenda

convite — invitation

sala de reunião — meeting room

videoconferência — videoconference

participantes — participants

pauta — talking points/agenda items

minutas — minutes

Simple sentence patterns to build your own phrases

Structure 1: Podemos marcar [uma reunião] [dia] [hora] — Podemos marcar uma reunião terça às 15h.

Structure 2: Você tem disponibilidade [dia/período]? — Você tem disponibilidade sexta de manhã?

Structure 3: Preciso [remarcar/cancelar/adicionar] — Preciso remarcar para quinta.

Structure 4: Vou enviar [o link/a agenda/os documentos] — Vou enviar o link pelo chat.

Using polite expressions

Short polite phrases make a big difference: por favor, obrigado/obrigada, desculpe, com certeza, sem problema. Example: Por favor, confirme sua disponibilidade. Obrigado!

Conclusion

With these 30 phrases, short dialogues, and practical tips, a beginner can schedule, confirm, and manage simple meetings in Brazilian Portuguese confidently. Practice the short dialogues, adapt the sentence patterns to your situation, and remember to be polite and clear when you ask for times, send links, or reschedule. These phrases will make everyday planning smoother and more natural in real-life interactions.